摘要阐述了制药企业质量体系文件的结构组成、 制订和修订以及管理， 目的旨在使其适应现行GMP以及有效质量管理的要求。

对于制药企业而言， 构筑科学有效的质量体系文件， 不仅是现行GMP标准的要求， 同时也是药品质量管理实践的客观需求。 药品GMP标准的目的并不是要强行统一制药企业的质量体系， 因为质量体系会受到各种因素(如企业特性、 产品结构以及人力资源组成等)的影响从而呈现出不同的特色。 但是， 药品的独特质量要求却赋予了质量体系文件科学化及规范化的使命， 从而导致了制药企业质量体系文件标准化的产生和发展， 人们可以称之为GDP(good documentation practice)。

1质量体系文件的结构及组成

文件是质量体系的基本要素， 它涉及GMP标准的各个方面^［1］。 现行GMP标准对文件的基本要求是， 明确所有物料的质量标准、 生产和检验方法， 保证所有有关人员都能够确切了解何时、 何地及如何完成各自的职责， 从而确保药品质量评价人员能够凭笈有效的文件系统， 获得判定一批药品质量是否合格所必需的全部信息， 或者文件能够为其提供审查线索， 以便对怀疑存有质量缺陷产品的生产全过程进行调查， 保证上市药品符合既定质量标准。

从上述要求以及质量管理的成功实践经验来看， 典型的制药企业质量体系文件一般可分为三个层次， 即质量手册、 管理性文件以及包括作业规程和基准记录在内的其它质量文件，而整个文件又以各种记录和报告为依托， 从而确保质量信息的有效传递和管理：

图1制药企业质量体系文件结构组成

1.1质量手册

质量手册阐述企业的质量方针、 目标及质量体系。 它是质量体系存在的依据， 其内容包括：

*企业概况；

*企业的质量方针和目标；

*企业的组织机构；

*对各个质量体系要素管理原则的描述(根据GMP标准以及各系统自身的质量管理要求而定)。

1.2工艺规程

工艺规程是指阐述生产一定量某一药品所需原料和包装材料的质量标准、 处方、 生产和控制方法以及注意事项的一份或一套文件^［2］。

作为技术标准， 工艺规程既是药品生产的蓝图， 也是制订其它质量管理文件的重要依据， 它应涵盖有关各项质量标准及工艺控制参数。 工艺规程通常应包括下述内容： ① 成品注册标准及内控质量标准；② 批生产处方； ③ 生产、 包装方法及工艺控制要点； ④ 生产过程中间控制标准及方法； ⑤ 原辅料质量标准及生产商； ⑥ 包装材料标准及生产商； ⑦ 稳定性考察方法及结果；⑧ 变更登记。

不同的产品一般应分别制订各自的工艺规程， 但同种产品不同包装规格的工艺规程不一定单列， 例如同一处方的产品有二种包装规格， 可只用一个文件夹； 但灌装及包装的文件需分开， 其制备部分的文件可共用。 设立文件的交叉索引以简化管理也是一种可取方法。

1.3管理规程

管理规程是指针对逻辑上相对独立的某项质量活动而制订的某一书面程序。 它是质量手册的支持性文件。 实际上， 企业为进行质量管理而编制的各种管理标准或规章制度都属于管理规程的范畴， 如我国药品生产质量管理规范(1998年修订)第六十一条所指生产管理、 质量管理的各项制度。 在某些企业中， 管理规程是指管理性色彩很浓的通则性SOP， 英文为umbrella SOP， 如“文件管理”等； 而有些企业为了强调这类文件的重要性并与SOP加以区分， 将它们单独列出， 称之为标准管理规程， 英文译作standard management procedure， 简称SMP。 管理规程至少应覆盖GMP标准中的所有要素， 包括人员、 厂房、 设备、 卫生、 物料、 文件、 验证、 生产管理、 质量控制、 自检、 投诉处理等。 但有些要素覆盖面很广， 如物料管理， 它涉及供应商的质量审计、 物料的代号管理、 批号管理等多项内容； 此种情况下， 可针对一项独立的质量活动编写一份管理规程， 以免文件冗长且中心不够突出。 每一份管理规程的具体内容及其详细程度要根据企业的实际情况、 质量活动的复杂程度以及人员的素质而定， 不能一概而论。

1.4操作规程

操作规程是指用以指示作业的书面规程， 即为制药行业内常常提及的SOP。 SOP具有通用性的特征， 如同类设备的操作和维护， 环境监测等^［3］。 有些SOPs可用作基准批生产记录和批生产记录的补充， 批生产记录中的一些内容较长且具有通用性的部分(如压片作业中的片子外观检查等)都可以用相应SOP的代号来表示。 每一项独立的生产作业应分别制订相应的标准操作规程(SOP)以规范作业活动。 SOP是一线员工最重要的岗位培训教材。

1.5批生产记录

理论上， 质量记录不同于质量文件。 质量文件是规范和控制质量活动的依据， 它往往随着实际情况的变化而需要进行修订； 而质量记录是执行质量文件的结果， 是对当时客观事实的描述， 相关的活动完成后， 原始记录成为历史档案， 不能修改。 从这个基本区别出发， 我们可以认为， 任何为记录实际情况而设计的基准质量记录实际上都是严格意义上的质量文件。

由此看来， 基准批生产记录属于质量文件的范畴， 而在生产过程中记录实际情况所形成的批生产记录则是真正意义上的记录， 这是它们的区别所在。 提倡基准批生产记录使用指令与空白记录一一对应的形式， 以反映药品生产全过程， 指令部分阐述何时、 何地及如何完成何种操作， 这样可避免操作与指令的脱节， 确保文件的可追溯性。

实际当中， 我们应将批生产记录作为一种广义上的质量文件进行管理， 现行GMP标准的相关规定^［4］ 正体现了这一实际需要。

2文件的制订及修订

编制质量文件是具有动态的高增值的活动^［5］。 实际上， 这就是GMP标准与本企业的产品特点、 控制要求及药品质量管理实践融为一体的过程， 同时也是对质量体系的运行经验加以系统提炼的“扬弃”过程。

从质量管理实践的角度来看， 质量体系文件没有也不必要使用完全相同的格式和模式， 但有效质量管理的客观事实却要求质量体系文件应符合一些基本原则。

2.1系统性文件要从质量体系的总体出发， 涵盖所有GMP要素以及所有质量活动， 作出科学合理的规定， 反映质量体系本身所具有的系统性。

2.2动态性不断变化的环境条件使得质量管理成为一个持续改进的动态过程， 而这一过程必须借助于质量文件的制订、 修订和实施方能予以实现。 因此， 依据验证和日常监控的结果制订或修订质量文件适应外界条件的不断变化则成为制药企业的必然选择。

2.3适用性世界上不存在适合所有条件以及所有企业的质量体系文件。 因此， 任何企业不必生搬硬套GMP条文或者全盘照搬其它企业的质量体系文件， 而应当从本身的实际出发， 遵循有效管理的原则， 制订切实可行的质量文件。

2.4可追溯性GMP对质量文件的可追溯性提出了明确的要求。 实际上， 对质量偏差的调查以及采取的必要措施(例如产品撤回)等必须依赖于文件的“可追溯系统”。 可通过三连环式的管理方法实现批记录的可追溯性， 其中3个环节分别为： 原料记录卡(1)、 批配料单(2)和成品记录卡(3)^［6］。

图2可追溯性示意图

出现质量投诉时， 可以通过查表(3)， (2)， (1)一直追溯到供应商； 而发现原料出现质量问题时， 又通过(1)， (2)， (3)追查到每一个经销商。

3文件的控制

为了实现对质量体系文件的有效控制， 一般可在质量管理部门设专职文件主管人员负责质量体系文件的统一管理， 其职能包括制定并监督执行文件的制订/修订计划， 以及文件的印制、 审核、 收发、 保存和登记。

企业应制订一份关于文件系统的管理规程， 阐明文件的分类、 制订/修订、 审查、 批准、 登记、 发放和使用等各项职责和管理要求， 该规程应发至所有有关部门。

3.1文件的标识

每一文件应有文件名称、 编号和唯一的版本号， 修订的文件应同时标明前版文件的编号和版本号， 以便追溯和查询。

应对各类不同的文件分别制订统一的文件编号方法， 便于文件的区分和管理。 例如， 对于标准操作规程(SOP)， 编号可为SOP X-YYY-A， 其中X代表SOP的属类(X可用阿拉伯数字来表示， 1代表生产类， 2代表质量控制类等等)； YYY表示文件在所在类别项下的编号(包括000-999， 位数不够时可按需要增加)； A则表示文件的版本号， 新制文件的版本号为A， 第一次修后则改为B，照此类推。 对于标准管理规程(S